Het belang van timemanagement

Woensdagmiddag, tien over half twee. Ik ben uitgenodigd op een Hogeschool om een workshop te geven over timemanagement. Ik zou om 1:30 beginnen en nu pas komen de studenten binnen. ze hebben hiervoor een College gevolgd over burnout. De grootste groep die momenteel met burn-out geconfronteerd wordt zijn jonge professionals tussen de 25 en 35 jaar weet een student mij te vertellen. Het belang van het onderwerp timemanagement wordt daarmee meteen duidelijk.

Verlangen naar rust

“Wat hoop je te bereiken?” vraag ik.
“Orde in de chaos, me weer bezig te houden met dingen die nuttig zijn.”
“Wat gaat je dat opleveren?”
“rust!”

Dat zijn de verwachtingen bij mijn workshop… om deze verwachtingen niet teleur te stellen leg ik het volgende uit aan de hand van een voorbeeld.

“Wie van jullie lijkt het een goed idee om binnenkort eens bij opa en oma op bezoek te gaan?”

Dit is een herkenbare vraag en meerdere studenten steken een vinger op. “dat is leuk” zeg ik.

“zelf had ik me dat een keer voorgenomen, het kwam er die dag niet van en volgende dag was opa overleden. Dat zet je toch aan het denken: waar heb ik het zo druk mee? Hoe maak ik tijd voor dingen die belangrijk zijn? Het probleem is alleen dat als je even voor je ziet hoe zo’n bezoek is je ook kan begrijpen wat er gebeurt na afloop in de gang. Wat denk je dat opa of oma zegt?”

een student kopt het antwoord in en zegt: “dat was leuk! Kom je gauw een keer weer?”

Nog een voorbeeld: stel je weet als HBO student daadwerkelijk innovatieve projecten op je werk te realiseren.Wat zal de consequentie zijn? Je wordt voor nog meer projecten gevraagd. conclusie: effectief timemanagement leidt tot meer appel uit de omgeving en niet tot rust!

Hoe doorbreken we deze Paradox? Het antwoord is akelig eenvoudig:

Als je meer rust wilt moet je meer rust nemen.

Dat maakt timemanagement niet overbodig, integendeel, rust nemen is een kwestie van plannen en timemanagement is in feite plannen. We hebben allemaal 168 uur per week en hoe we die besteden dat kunnen we plannen.

Redenen om niet aan timemanagement te beginnen:

Het vraagt om actieve inzet. Het heeft geen zin je te verdiepen in timemanagement als je dit niet vertaalt naar actie.

Ik vraag mijn studenten om hun agenda te trekken en een uur tijd voor zichzelf te reserveren.
Wat ze met deze tijd gaan doen mogen ze zelf weten rust nemen iets ontspannends doen of opvolging geven aan wat ze in deze workshop leren. Hiermee is de vertaling naar actie geregeld en dat blijft vaak achterwege. Ook de lezer van dit artikel doet er verstandig aan een uurtje te reserveren in de agenda. Stap één: plan de planning.

Tweede reden om niet aan timemanagement te beginnen is flexibel kunnen zijn en blijven.

“Go with the flow” is wel zo gemakkelijk en het is onprettig om te moeten zeggen: daar heb ik nu geen tijd voor. De oneliner die hierbij hoort is:  “als je nooit nee zegt is ja niks waard”. Met wat doorpraten komen we tot de conclusie dat het aangaan van timemanagement uiteindelijk gaat over het nemen van verantwoordelijkheid voor jouw leven en niet plannen is het laten gebeuren en dat maakt het makkelijker de omstandigheden de schuld te geven. Uiteindelijk kan je veel flexibeler zijn als je timemanagement wèl op orde hebt.

Na deze dialoog zitten de studenten er al heel anders bij. Er is aandacht voor wat er volgt: uitleg en oefenen met de timemanagement matrix, hoe de juiste attitude te ontwikkelen en waar nodig de ‘tips en trucs’ om praktisch aan de slag te kunnen.

De tijd vliegt voorbij….